كيفية كتابة وثائق العملية

سواء كنت تكمل المهام المتكررة أو تنشئ برنامجًا جديدًا ، يمكن أن تساعدك عملية التوثيق في إضفاء الطابع الرسمي على مساعيك التجارية. في الواقع ، يساعد إنشاء الوثائق على تحسين التنسيق والهيكل والاتساق في مؤسستك.

يجمع هذا المنشور أفضل الممارسات لتوثيق العملية. هنا سوف تتعلم:

يمكن أن يكون توثيق العملية برنامجًا تعليميًا خطوة بخطوة حول أداة برمجية جديدة أو مستند إعداد للموظفين الجدد. تتيح لك هذه الممارسة أن تكون استباقيًا في تصميم الأنظمة والعمليات الداخلية التي توفر الوقت ورأس المال والطاقة القيمة.

لماذا عملية التوثيق مهمة

إذا كنت تفتقر إلى هيكل وتفاصيل العمليات التنظيمية الأساسية ، فإن عملك أكثر عرضة لخطر عدم الكفاءة. يوفر توثيق العملية طبقة إضافية من الحماية لمؤسستك.

يمكن أن يؤدي نقص الوثائق إلى التحديات التنظيمية التالية.

عدم الاحتفاظ بالمعلومات

إذا كان لدى شخص واحد فقط معرفة واسعة بالعملية ، فإن المنظمة معرضة لخطر فقدان تلك المعرفة إذا غادروا. يساعد توثيق العملية في تحديد المعلومات التي يحتفظ بها هذا الشخص ويسمح لك بتخزينها بطريقة يمكن للآخرين الوصول إليها.

تسريح

بدون خارطة طريق ، هناك فرصة أكبر لأن يضيع الوقت في مهام غير ضرورية أو متكررة. يمكن أن يساعدك توثيق العملية في تحديد الخطوط العريضة لهذه التكرارات وتصورها بحيث يمكنك إنشاء حل أفضل.

الاختناق

يمكن أن يحدث الاختناق في أي مرحلة من مراحل العملية. من المهم معرفة مصدر الاختناقات ولماذا. سيكون تحديد هذه التأخيرات والعقبات مفيدًا عند خلق المزيد من الكفاءة.

خسارة الإيرادات

تعني الإنتاجية الأقل استنفاد المزيد من الوقت والطاقة في تنفيذ العمليات في مؤسستك. عندئذٍ يكون لدى أعضاء الفريق توافر أقل لتولي مشاريع جديدة. يمكن أن يؤدي هذا الفوضى إلى خسارة الإيرادات ، أو حتى معدل دوران عملك.

فوائد توثيق العملية

يعد توثيق العملية أمرًا بالغ الأهمية للوظيفة العامة وتدفق الأنظمة داخل مؤسستك. فيما يلي الفوائد الشائعة الأخرى لتوثيق العملية.

يخلق مرونة ضد التغيير.

يسمح توثيق العملية لمؤسستك بالحفاظ على وتيرة ثابتة وزخم ، على الرغم من القطع المتحركة. من خلال تقسيم كل شيء (بأكبر قدر ممكن من الحبيبات) ، يمكن تغيير المكونات الفردية للعملية أو استبدالها بسهولة كبيرة.

يمكن أن يكون هذا مفيدًا بشكل خاص عندما تكون هناك تغييرات في إعادة الهيكلة أو التوظيف في مؤسستك. عندما يترك شخص ما فريقك ، يمكن أن تستمر معرفته. إذا انضم زميل جديد في الفريق ، فستساعده الوثائق على زيادة حجم العمل بسرعة.

ستحدد العمليات والخطوات التي يمكن الاستغناء عنها.

عند الغوص في العمليات التنظيمية الخاصة بك ، ستحدد ما إذا كانت العملية تحقق قيمة مبررة لمؤسستك. ستكون قادرًا على تحديد الخطوات الضرورية والفعالة ضمن عملياتك.

هل هناك خطوات يمكن تغييرها أو إلغائها دون التضحية بالفعالية؟ ستخلق هذه الممارسة الوضوح لفريقك.

يجمع المعرفة وينظمها.

تحتوي وثيقة العملية على معرفة جماعية حول نهج معين لموضوع ما. من خلال تسهيل الوصول إلى هذه المستندات لأعضاء الفريق ، فإنك تسمح بنمو وتدفق المعلومات في جميع أنحاء المنظمة.

يسمح بالتقييم الذاتي وحسابات المتغيرات.

يسمح توثيق العملية لأعضاء الفريق بالتفكير في مساهماتهم الفردية. يمكنهم أن يروا بدقة تأثيرهم على نتيجة عملية معينة.

يعد إنشاء الوثائق مفيدًا أيضًا في تحديد مكان إجراء التعديلات لتحسين العملية لتحقيق نتائج أفضل.

يضمن الامتثال.

يجب على فريقك تضمين مستندات العملية ذات الصلة في عملية الإعداد والتدريب. يمكنك بعد ذلك التأكد من أن أعضاء الفريق ، الجدد والقدامى على حد سواء ، لديهم كل المعلومات التي يحتاجونها لإكمال المهمة.

من خلال تحديد المعلمات ، يمكنك التأكد من تحقيق السلامة أو الامتثال القانوني أو غير ذلك من الامتثال.

يقلل من الأخطاء.

الأخطاء جزء طبيعي من الحياة. ومع ذلك ، سترغب في تجنب الأخطاء في عملك كلما أمكن ذلك. يمكن أن تساعدك الإرشادات خطوة بخطوة لإكمال مهمة في تقليل هذه الأخطاء.

إنشاء وثائق العملية

الآن بعد أن رأيت مدى أهمية توثيق العملية لمؤسستك ، دعنا نستكشف كيف يمكنك تنفيذها في أعمالك الخاصة.

1. تحديد الغرض الخاص بك.

قبل أن تبدأ الكتابة ، اعقد جلسة عصف ذهني. خلال هذا الوقت ، يجب أن تحدد ما يجب أن تنجزه وثيقتك النهائية. هل تقوم بإنشاء دليل تدريبي؟ هل تضع عملية للقيادة العليا؟

سترغب في إنشاء اسم واضح للعملية التي تقوم بتوثيقها وهدفًا واضحًا لما تحاول إنجازه.

2. تحديد جمهورك.

بعد ذلك ، حدد جمهورك ولماذا تحتاج إلى شرح هذه العملية لهم. على سبيل المثال ، هل هذا لفريق المبيعات أم الموظفين الجدد؟ سيحدد الجمهور المعلومات التي تقوم بتضمينها.

3. تحديد الشكل.

سترغب في تحديد ما هو ضروري لتضمينه في وثائقك. وهذا يتجاوز النص. هل تحتاج إلى صور؟ ربما تستفيد وثيقتك من الرسوم البيانية أو الجداول أو مخطط التدفق. ربما لا يكون تنسيق PDF أو صفحة الويب هو أفضل تنسيق. من الأفضل شرح بعض العمليات عبر الفيديو.

هنا ، ستحدد التنسيق أو الشكل المرئي الأفضل لتوصيل المعلومات الضرورية.

4. تحديد النطاق.

سيحدد نطاقك ما هو مدرج في وثائقك وما لم يتم تضمينه. يمكن أن يساعدك هذا في الحفاظ على تركيز ضيق على المهمة المحددة التي يتم توثيقها. سيساعد العمل ضمن نطاق محدد فريقك على تجنب الحمل الزائد للمعلومات.

5. تحديد الأدوات والموارد اللازمة.

بعد ذلك ، حدد ما ستحتاج إليه لإكمال المهمة. يتضمن ذلك البرامج والأدوات ذات الصلة ورأس المال اللازم لكل خطوة من العملية. يشار إلى هذه الموارد أحيانًا على أنها مدخلات.

6. تحديد التسلسل.

عندما يكون ذلك ممكنًا ، حدد الخطوات المتسلسلة اللازمة لتكرار العملية. يلعب هذا دورًا كبيرًا في زيادة الكفاءة وتحديد النجاح العام لأي مهمة.

ومع ذلك ، ليست كل مهمة لها ترتيب تسلسلي واضح. ستحتاج أحيانًا إلى تقييم سيناريوهات مختلفة ونتائج محتملة لتحديد ترتيب العمليات الخاصة بعمليتك. في هذه الحالة ، قم بإنشاء تسلسلات مختلفة لكل سيناريو.

7. تحديد الجهات المسؤولة.

الخطوة التالية هي التفكير في دور كل صاحب مصلحة. يجب أن يكون هذا الجزء من المستند مفصلًا قدر الإمكان. قم بتضمين توقعات الجدول الزمني لكل شخص وكيف تدعم هذه المواعيد النهائية أهداف الجدول الزمني الإجمالية.

8. تحديد الحدود.

يجب أن يضع المستند الخاص بك أي حدود تشكل عمليتك. يتضمن ذلك الجداول الزمنية للعملية ، وتواريخ الاستحقاق ، وقيود الميزانية ، وعلامات الأداء الرئيسية ، وما إلى ذلك.

إذا كنت تفكر في تغيير عمليتك ، فإن إنشاء حدود ثابتة سيساعدك على فهم أي قيود. ستتمكن من تحديد ما يمكنك تغييره وما يجب أن يظل ثابتًا.

في وثيقة عملية التوظيف أدناه ، تم تحديد الحدود المتعلقة بالموارد البشرية بوضوح. تحدد الوثيقة أيضًا المكان الذي تتوقف فيه مشاركة الموارد البشرية.

مصدر الصورة

9. شرح الاستثناءات والطوارئ.

ضع في اعتبارك الاستثناءات التي يمكن أن تظهر وحسابها في وثائق العملية الخاصة بك. الشيء نفسه ينطبق على حالات الطوارئ. يجب أن تحدد متى يتعين على أعضاء الفريق الانحراف عن التسلسل المحدد للخطوات.

10. المراجعة والاختبار.

بمجرد أن تفكر في كل هذه العوامل وتوثق عمليتك ، ستقوم بمراجعة عملك. قم بتحرير المستند الخاص بك. بعد ذلك ، اختبر تعليماتك عن طريق إكمال المهمة كما هو موضح. إذا سارت الأمور على ما يرام ، يجب أن تحقق النتائج المرجوة من مهمتك.

تذكر: إذا كانت عمليتك تتضمن العديد من أصحاب المصلحة ، فقد ينتهي الأمر بهذا إلى أن يكون مشروعًا يتضمن طبقات من التعليقات. يوفر لك كل منظور فرصة أكبر لتحسين التحسينات في عملياتك.

نصائح لتوثيق العملية

قبل أن يبدأ فريقك في الكتابة ، إليك بعض المؤشرات التي يمكن أن تساعدك في تحقيق أقصى استفادة من جهودك.

1. اجعلها مختصرة.

لديك خيار أن تكون كالكلام أو قصير الأيدي كما تريد. نوصي بأن تكون موجزا قدر الإمكان. قل ما يكفي لتوصيل الفكرة ، دون تكرار أو استخدام كلمات حشو.

2. قم بتضمين العناصر المرئية (إن أمكن).

يمكن أن تجعل العناصر المرئية وثيقتك أكثر جاذبية. على سبيل المثال ، يمكن للصور أو الرسوم البيانية أن تفصل أجزاء كبيرة من النص. يمكن أن يجعل المستند الخاص بك أسهل للقراءة.

في حالات أخرى ، قد تكون الرسوم البيانية أو الجداول هي الطريقة الأكثر فائدة لعرض المعلومات. بالنسبة إلى الموضوعات المعقدة أو العمليات المرئية ، قد يعمل الفيديو بشكل أفضل.

نصيحة محترف: إذا كنت تُظهر كيف تؤدي إحدى الخطوات إلى الخطوة التالية ، ففكر في مخطط انسيابي.

مصدر الصورة

3. امنح فريقك قوة التحرير.

امنح أصحاب المصلحة القدرة على تحرير وثائق العملية. يمكن أن يوفر هذا التعديل البسيط لإعدادات أذونات المستند الخاص بك الكثير من الوقت والتنقل بين فريقك. مع تغير العمليات بمرور الوقت ، سيكون لديك عدة أعضاء في مؤسستك يمكنهم الحفاظ على المحتوى الخاص بك محدثًا.

4. كن مرنًا.

تذكر: لا يوجد واحد الطريقة الصحيحة لتوثيق العمليات. الطريقة الوحيدة للقيام بمعالجة التوثيق بشكل خاطئ هي تخطيها تمامًا.

قد تتغير طريقة إنشاء الوثائق بمرور الوقت. في الواقع ، من المحتمل أن يمر المستند نفسه بالعديد من التكرارات. حافظ على عقلية مرنة للحصول على أفضل النتائج.

الشروع في التوثيق

الآن ، بعد أن استكشفت أفضل الممارسات لتوثيق العملية ، يمكنك البدء في الكتابة.

تذكر: إن توثيق خطوات العمليات التي تتبعها بشكل متكرر يحفظ فريقك من الاضطرار إلى إعادة اختراع العجلة باستمرار. بدلاً من ذلك ، سيكون لفريقك أساس ثابت. بدلا من ذلك ، يمكنهم ذلك يبتكر العجلة إذا لزم الأمر.